分部分項劃分為什么這么重要呢？對工程管理而言，原因在于分部分項劃分是參建各方在分項、分部工程開工申請和批準(zhǔn)依據(jù)；是質(zhì)量控制、分部、單位工程質(zhì)量驗收的依據(jù)；是工程計量支付的依據(jù)；是施工全過程管理的依據(jù)。對資料員而言，分部分項劃分是編制工程資料的總領(lǐng)大綱，是分類組卷的指導(dǎo)性文件，是編制的質(zhì)檢資料和各階段驗收資料的依據(jù)。
分部分項劃分表現(xiàn)在工程資料上形成的文件為分部分項劃分報審表，附件分部分項劃分表。在施工單位進場準(zhǔn)備開工前，應(yīng)由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員依據(jù)中標(biāo)通知書造價金額對應(yīng)的投標(biāo)預(yù)算文件、建設(shè)單位下發(fā)的施工圖紙、施工單位編制的施工組織設(shè)計和相應(yīng)的規(guī)范規(guī)定編制。
分部分項劃分表編制應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、合理，切記勿籠統(tǒng)和太細，籠統(tǒng)可能導(dǎo)致編制工程資料過程和資料組卷時發(fā)生混亂，太細則增加了驗收頻率和工程資料整體數(shù)量。分部分項劃分表編制完成后，頁腳處需相關(guān)人員簽字確認(rèn)。一般為編制人（實際編制人）、審核人（項目技術(shù)負(fù)責(zé)人）、審批人（項目經(jīng)理）、監(jiān)理工程師（建設(shè)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人），分部分項報審表需總監(jiān)理工程師簽字。
若施工圖紙發(fā)生調(diào)整或變更，分部分項劃分表應(yīng)及時進行調(diào)整和報批。